REUNIÃO É PERDA DE TEMPO?

"Reunir-se é um começo, permanecer juntos é um progresso, e trabalhar juntos é sucesso."

(Henry Ford)

Numa revista Exame do ano passado vi uma frase fantástica da vice presidente de operações do Mc Donald´s, Jan Fields,que achei interessante e guardei-a para futura consulta:

“Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho.

Sempre que estão numa reunião, não estão fazendo aquilo que

 deveriam fazer.”

Não é difícil encontrarmos algum profissional reclamando do excesso de reuniões em sua empresa.

Qualquer problema, novo projeto ou solução para uma questão, é motivo para as pessoas pararem o que estão fazendo e se reunirem em uma sala de reunião. Mas, afinal, para que serve a reunião? Quando é realmente necessário movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversos encontros ao longo da semana?

Uma reunião mal planejada, ou pior, feita desnecessariamente, é pura perda de tempo e enfraquece o poder do líder, já que foi realizada sem objetivo e necessidade, além de entediar as pessoas e as educar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a empresa se fundamenta.

Há vários motivos que levam um profissional a realizar reuniões constantes: “muitas vezes é para mostrar poder, outras, por falta de conceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto é, como fazê-las funcionar com alta produtividade e qualidade.

Há também os que põem para fora os seus problemas psicológicos de insegurança, como autoconfiança zero e baixa autoestima, e por estas razões, querem envolver-se com pessoas com o propósito de sentirem-se supridos.

Há aqueles, ainda, que não confiam suficientemente em sua equipe a ponto de realizar as devidas delegações de tarefas e acaba usando as reuniões como forma de controle e avaliação.

Planejamento é a melhor saída para evitar reuniões desnecessárias e cansativas, ou seja, que poderia durar meia hora, mas se estendem por horas.

Fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informal apenas para guiar a reunião, além de informar os convocados sobre o tema, dizer quanto tempo terá de duração, e ter critério de convocação, mobilizando apenas as pessoas significativas. “Limitar o número de assuntos é, também, muito importante para a reunião não durar horas. Não adianta convocar uma reunião e dizer que ela será de uma hora, sendo que você tem sete ou oito assuntos para tratar. Em uma hora, você só irá comunicar esses assuntos e não os discutirá com profundidade. E quanto mais você estende, mais chances têm da pessoa se desligar e lembrar-se das coisas que tem para fazer”.

Os critérios claros de convocação de uma reunião são um dos pontos essenciais para tornar uma reunião produtiva. “Conceitualmente, produtividade é a razão entre quantidade produzida e tempo, ou seja, é o quanto se produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo – hora, minuto, dia.

Nos modelos mais modernos de gestão de pessoas, produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. É também qualidade. Assim, para que uma reunião seja produtiva é preciso que, além de critérios claros de convocação, se tenha ordem de participação dos envolvidos, respeito entre todos, regras para intervenção, eleição das pautas que a comporão ou informe antecipado do tema a ser discutido e, se possível, horário de início e finalização a fim de que as pessoas se programem.

Quando tratar-se de um assunto a ser discutido até a exaustão, devem-se informar os participantes de que a reunião só finalizará quando a convergência ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos saberão que ela só terá horário de início, mas haverá a vantagem de poderem rearranjar suas agendas e até de se preparem psicologicamente para o cansaço. Outro aspecto importante a ser previsto, em casos de longa duração de uma reunião, é a providência de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida com o fim de suprir necessidades físicas quando o horário supera as ocasiões de almoço ou jantar”.

Reuniões são necessárias no mundo colaborativo que vivemos, mas elas devem ser exceção e não a regra da empresa.

Precisamos fazer uma dieta de reuniões nas empresas e evitar ao máximo esses encontros que em geral são pessimamente conduzidos e levam ao grande desperdício de tempo.

Veja algumas dicas para evitar reuniões na empresa:

Vai decidir? Senão, cancele! 

Se a reunião não tem poder de decidir nada, é melhor cancelar e usar o tempo para outra coisa. Pessoas que vão apenas para discutir a cor da chuva sem nada de efetivo para alterá-la, estão jogando tempo no lixo!

Existe outra forma de resolver a questão? 

 Que tal antes de convocar a reunião pensar em alguma alternativa para resolver o assunto sem precisar da reunião?

Conversa individual - Ao invés de usar a reunião será que uma pequena conversa particular com os membros da equipe e depois um e-mail com a resolução não ajudaria? Pode parecer que se ganha tempo falando para 5 de uma vez só, mas na prática isso é contraditório.

Proponha uma solução 

Que tal você enviar uma possível solução para a pessoa que convocou a reunião e assim evitar todo o processo de discussão? Em muitos casos a solução já está pronta previamente a reunião.

Vejamos agora como uma abordagem SIX SIGMA ORIENTED pode ser aplicada às reuniões:

1) DEFINE

Quantas vezes participamos de reunião sem pé e sem cabeça?

Que começa a falar de A e termina com Z, sem conclusão ou definição alguma?

Reuniões precisam ser definidas quanto ao que se pretende. Divido assim em 3 tipos:

a) Especulativas / Brainstorm: orientada para uma discussão livre sobre um tema principal sem, necessariamente, ter a obrigatoriedade de ser conclusiva sobre algum aspecto do tema abordado.

b) Informativas: orientada para passar alguma mensagem, fornecer informações para os participantes. Nada além disso.

c) Conclusivas: obrigatoriamente tem que chegar a uma conclusão, a uma definição, normalmente um 5W1H1C deve ser produzido ou um cronograma de projeto atualizado / definido. Alguma definição/atribuição/prazo deve ocorrer.

Reuniões de botequim que ocorrem dentro da empresa, em local e horário nobres são descartadas, pois elas, na prática, "não existem".

2) MEASURE

Quantas reuniões deste tipo ocorreram?

No que resultaram?

Qual foi o custo x benefício para a empresa?

Quanto tempo foi empreendido?

Qual foi a eficiência / eficácia das reuniões anteriores?

No contexto em si, como a reunião acelerou a obtenção de resultados?

Como ela evitou uma dispersão e em quanto este desvio foi contido pela reunião?

Quantas reuniões daquele projeto já ocorreram?

Está dentro da previsão ou está se gastando mais tempo (conseqüentemente aumentando o custo e reduzindo a lucratividade daquele projeto)?

A grande questão é: quanto de dinheiro a empresa rasgou com horas de profissionais desperdiçadas com reuniões inúteis?

No mínimo, este tempo poderia ser mais bem aproveitado pelo funcionário em atividades pessoais.

E pela empresa, ganharia mais se desse treinamento para estes funcionários...

3) ANALYZE

Como foram as reuniões anteriores?

 Quais elementos de dispersão e desvio tiveram maior influência para sua ineficiência e ineficácia?

Como o tempo /custo empreendidos poderiam ter sido mais bem aproveitados?

Como é que a objetividade poderia ter sido mais bem tratada, conduzida, liderada e influenciada?

Os participantes estavam preparados?

 Como poderiam ter se preparado melhor?

Como vão se preparar melhor?

Aplicando o diagrama de causa e efeito, para cada um dos 6 elementos de variação causal, como os resultados das reuniões poderiam ter sido melhores ?

O que está sendo feito ou o que será feito para que a próxima reunião seja melhor, mais produtiva, mais eficiente, mais eficaz, realizada em menos tempo e tornando mais produtiva para os participantes e para a empresa?

4) IMPROVE

Como a melhoria sempre envolve mudança, a primeira coisa a mudar é a forma de encarar uma reunião.

Deixar de reclamar que uma reunião é chata e que o tempo foi gasto a toa.

Fazer por onde a reunião possa ser mais rica e útil.

Assim, na maioria das vezes envolve uma mudança de conceito na reunião.

TEM QUE QUEBRAR o falso conceito de que a coisa se resolve na reunião.

A reunião dá início a uma solução. Assim, normalmente, uma reunião exige um tempo pós-reunião, orientada para planejar e agir dentro do que ficou definido.

TODA REUNIÃO tem que ter um tempo ANTES e um tempo DEPOIS.

Este é o verdadeiro tempo gasto com reuniões para que elas sejam realmente úteis e que delas possam ser colocadas em prática suas conclusões. Assim, organizo reuniões e contatos sempre considerando um TEMPO ANTES de preparação para estar na reunião, fornecendo material, referencia, dados, informações, dúvidas, questões, pauta, o que mais for necessário para que a outra parte se prepare, também. Na reunião, os participantes estarão preparados para discutir e concluir, tornando-a mais produtiva em si. E TEMPO DEPOIS da reunião, reservado, para os desdobramentos necessários que poderão ocorrer, pois afinal de contas, antes de agir, é preciso pensar para fazer certo na primeira vez, preferencialmente.

5) CONTROL

O acompanhamento do desdobramento oferece elementos necessários para se avaliar a eficiência e eficácia da reunião, sua real utilidade para a empresa e para os participantes.

Ocorrerão desvios de condutas de participantes que insistirão em fazer O QUE QUEREM, DA MANEIRA QUE BEM ENTENDEM, QUANDO ACHAREM CONVENIENTE.

Cabe ao líder da reunião, PULSO FIRME para reorientar esforços, incentivar e motivar o realinhamento das pessoas participantes e se necessário for, promover a substituição de participantes que insistirem seguir esta linha difusa e perturbadora (conceito físico de perturbação).

Conclusão:

Ministrar uma reunião não é uma tarefa tão simples como a grande maioria das pessoas acredita. É preciso planejamento, preparo e saber conduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possível. Por isso que, ao perceber que a reunião não está tendo mais efeito, que virou um encontro social ou um fórum de dúvidas ou de disputas pessoais, é a hora de encerrá-la.

Para aprender a administrar uma reunião há cursos, leituras e outras práticas que podem auxiliar o executivo.

Fonte de consulta para esta matéria:

1)O Gerente Minuto                 - de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson

2)O Gerente Minuto em Ação      - de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson

3)Odeio Reuniões - Stephen Baker

4 )Odeio Reuniões   Scott Adams

Sites consultados:

- Site da Catho

Fonte das informações: Excesso de reuniões prejudica a imagem do líder e é uma grande perda de tempo | Portal Carreira & Sucesso 

-Site : Estou em reunião:

http://www.estouemreuniao.com.br/downloads/estou_em_reuniao.pdf

- Site do Six sigma de:  Adriano Barbosa

Branding como ferramenta de gestão! Sua empresa esta no caminho certo?

Branding: afinal, o que é isso? Administração de marcas ou branding deixou de ser um compromisso passageiro, um movimento modal, uma preocupação cosmética de designers e profissionais de comunicação. Não é também uma elaboração intelectual e filosófica sem compromisso com o bottom line. Branding tem se transformado rapidamente em um instrumento de gestão nas empresas.

Branding ou Brand management (do inglês, em português também Gestão de Marcas) é uma coleção de imagens e idéias que representam um produtor econômico; para ser mais específico, refere aos atributos discritivos verbais e símbolos concretos, como o nome, logo, slogan eidentidade visual que representam a essência de uma empresa, produto ou serviço .

Ele também pode ser considerado como o trabalho de construção e gerenciamento de uma marca junto ao mercado. A construção de uma marca forte para um produto, um linha de produtos ou serviços é consequência de um relacionamento satisfatório com o mercado-alvo. Quando esta identificação positiva se torna forte o bastante, a marca passa a valer mais do que o próprio produto oferecido. Branding é como é chamado o conjunto de práticas e técnicas que visam a construção e o fortalecimento de uma marca.

Sua execução não é tomada apenas por ações de marketing que posicionam a marca e divulgam a marca no mercado, mas também por ações internas na empresa, transmitindo, para todos os interessados, a imagem pretendida.

Objetivo do branding é entre outros aumentar o brand equity (em português: equidade de marca ou ativo de marca) - o valor monetário da marca e assim aumentar o valor da empresa em si.

Este trabalho é feito por uma pessoa especializada em publicidade, design de comunicação ou então por profissionais e agências especializados em relações públicas, marketing, administração, semiótica, design gráfico e arquitetura, que visam desenvolver positivamente a reputação de marcas, produtos e organizações e alinhá-las com os objetivos organizacionais e o público almejado.

Branding hoje é o instrumento de gestão potencialmente mais eficaz na construção de valor e de sustentabilidade na vida das organizações.

A Gestão de uma Marca está relacionada com a criação e a manutenção da confiança, o que implica o cumprimento de promessas. As melhores Marcas, as de maior sucesso são completamente coerentes, Cada aspecto do que são e do que fazem reforça tudo o resto.

Quem vê de fora, a construção de uma marca parece algo simples. Implica a freqüente, irritante e por vezes obsessiva repetição de uma afirmação simples, e muitas vezes extravagante, expressa por meio de uma frase atractiva “slogan”, alguma cores e um logótipo distintivo, colocado mais ou menos ao acaso por todo o lado. Na verdade se olharmos com maior atenção, constatamos que o processo de construção não é tão simples. Existem muito géneros de marcas, de bens de grande consumo como a Coca-Cola, as marcas tradicionalmente divididas entre Marcas B2B (de empresa para empresa) e as Marcas B2C (de empresa para o consumidor); as marcas institucionais, etc. Todas estas divisões e subdivisões, e com outras mais que não referi, não é de admirar que a Gestão de Marcas quando analisada de forma mais concreta seja extremamente complexa.

Não é fácil construir uma marca de sucesso, muitas marcas novas falham (morrem mesmo à nascença, ou prematuramente). Assim a Gestão de Marca é acima de tudo a criação e a manutenção de confiança. As melhores Marcas são geridas de forma completamente coerente, cada aspecto do são e de como se relacionam reforçam a Marca. As melhores Marcas têm uma consistência que é construída e mantida por pessoas no interior da sua organização, totalmente absorvidas por aquilo que a Marca simboliza.

A história das empresas nos mercados caminhou de uma disputa entre produtos, para uma concorrência das suas respectivas formas de propaganda e comunicação em geral, até chegar ao estágio que começou a se descortinar: uma competição entre as realidades simbólicas de suas marcas. Branding é, em certo sentido, a continuação e a negação da Revolução Industrial. É a continuação por se tratar da forma suprema de relacionamento entre produção e consumo.

Por outro lado, é a negação porque Branding é o princípio da desmaterialização da economia, onde cada vez operaremos mais com bits simbólicos e menos com átomos, em todas as relações com os stakeholders das empresas. Por tudo isso, Branding é ou deveria ser sempre pauta do boardroom. Mas a verdade é que ainda não é, ou é muito pouco.

Como Branding pode se constituir num processo internalizado dentro das organizações? Como sua cultura pode penetrar e se enraizar nos processos de gestão dos negócios? As recomendações seguintes não são uma “receita de bolo”, mas quem as pratica sabe que o poder de negócio e de relacionamento de suas marcas com o mercado e com público interno é muito maior e mais sustentável.

1. O processo de conversão: esta é a primeira e talvez mais essencial de todas as recomendações. É o seguinte: ou a organização e principalmente seus executivos-chave têm consciência da necessidade de levar temas de Branding para o boardroom ou nada vai acontecer. Ele vai continuar feudalizado em algum departamento, provavelmente marketing ou comunicação corporativa. Sem uma autêntica conversão, Branding tem apenas um papel cosmético e periférico.

2. Menos vaidade corporativa: marcas não resistem a desaforos. 
Um dos piores é a vaidade corporativa. É em nome dela que a marca assume ares de soberba e de injustificada arrogância.

Por exemplo: Mentir para o mercado: prometer que vai entregar e não entregar, se comprometer com o cliente em acordos que não vai cumprir. Demorar em mostrar-se parceiro do cliente. Não se importar em ter aquele cliente ou não e pior demonstrar isso ao próprio cliente. Não se importar com o respeito ao cliente tal como não enviar datas boas para o parceiro negociar produtos, não fazer trocas de produtos vencendo ou com problemas, não atender ao telefone, não ter informações precisas do mercado para fornecer ao cliente, não comparecer ao cliente nem se preocupar como estão sendo postas as suas mercadorias no ponto de venda.

3. A importância da humildade: 

Grandes líderes de empresas aéreas vivem dentro de aviões; profissionais do mercado de consumo adoram conviver com supermercados. O contato com o mundo real ensina tanto quanto o que nos chega pela tela dos computadores.

Branding não é uma construção filosófica de intelectualóides de “sacerdores e iniciados”. É uma formulação que deriva de um profundo conhecimento daqueles a quem a marca se dirige.

4. A preservação da identidade: 

Branding é uma forma criteriosa de proteger as conquistas simbólicas da marca. Nada mais nefasto para a vida das marcas do que a confusão. E o crescimento das empresas, seus processos de aquisição e fusão têm criado uma arquitetura confusa de marcas, que muitas vezes parece mais uma casa com “puxadinhos”. A posição das marcas, umas em relação às outras, complica-se. As hierarquias perdem a limpidez. Forma-se o que nós do Grupo Troiano de Branding, costumamos chamar de “surubrand”. É uma expressão tão feia quanto fácil de entender. O “surubrand” compromete a preservação da identidade.

Difícil imaginar, seja em mercados de consumo seja em B2B**, que a prosperidade possa existir, em nosso mundo, sem uma visão e práticas sólidas e consistentes de Branding.

**B2B (Business to Business)
São as transações de comércio entre empresas. Uma empresa vendendo para outra empresa é B2B. É a sigla mais famosa e acabam representadas todas as outras abaixo quando generalizada. Um exemplo é a venda material de escritório para empresas ou a compra de insumos para a produção de bens.


Porque escolhi a Mona lisa como imagem deste texto: Ela é uma obra prima de 30 cm que encanta o Mundo. 


Todos os artista querem imita-la de alguma forma. Com pinturas , colagens, bricolagens, montagens e etc. O motivo foi  a divulgação de sua marca própria, sua característica especial encanta a todos. 


Sua empresa tem esta caraterística? Querem imitar sua imagem ou serviço? Então orgulhe-se você é parte do mundo novo. 


Que imagem você deixa no mercado: responsabilidade, comprometimento, encantamento? Ou o contrário? 


Você se acha  mais importante que o seu cliente?


Saiba que Mona Lisa é quem é porque encanta o mercado. Você faz isso?