REUNIÃO É PERDA DE TEMPO?

"Reunir-se é um começo, permanecer juntos é um progresso, e trabalhar juntos é sucesso."

(Henry Ford)

Numa revista Exame do ano passado vi uma frase fantástica da vice presidente de operações do Mc Donald´s, Jan Fields,que achei interessante e guardei-a para futura consulta:

“Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho.

Sempre que estão numa reunião, não estão fazendo aquilo que

 deveriam fazer.”

Não é difícil encontrarmos algum profissional reclamando do excesso de reuniões em sua empresa.

Qualquer problema, novo projeto ou solução para uma questão, é motivo para as pessoas pararem o que estão fazendo e se reunirem em uma sala de reunião. Mas, afinal, para que serve a reunião? Quando é realmente necessário movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversos encontros ao longo da semana?

Uma reunião mal planejada, ou pior, feita desnecessariamente, é pura perda de tempo e enfraquece o poder do líder, já que foi realizada sem objetivo e necessidade, além de entediar as pessoas e as educar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a empresa se fundamenta.

Há vários motivos que levam um profissional a realizar reuniões constantes: “muitas vezes é para mostrar poder, outras, por falta de conceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto é, como fazê-las funcionar com alta produtividade e qualidade.

Há também os que põem para fora os seus problemas psicológicos de insegurança, como autoconfiança zero e baixa autoestima, e por estas razões, querem envolver-se com pessoas com o propósito de sentirem-se supridos.

Há aqueles, ainda, que não confiam suficientemente em sua equipe a ponto de realizar as devidas delegações de tarefas e acaba usando as reuniões como forma de controle e avaliação.

Planejamento é a melhor saída para evitar reuniões desnecessárias e cansativas, ou seja, que poderia durar meia hora, mas se estendem por horas.

Fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informal apenas para guiar a reunião, além de informar os convocados sobre o tema, dizer quanto tempo terá de duração, e ter critério de convocação, mobilizando apenas as pessoas significativas. “Limitar o número de assuntos é, também, muito importante para a reunião não durar horas. Não adianta convocar uma reunião e dizer que ela será de uma hora, sendo que você tem sete ou oito assuntos para tratar. Em uma hora, você só irá comunicar esses assuntos e não os discutirá com profundidade. E quanto mais você estende, mais chances têm da pessoa se desligar e lembrar-se das coisas que tem para fazer”.

Os critérios claros de convocação de uma reunião são um dos pontos essenciais para tornar uma reunião produtiva. “Conceitualmente, produtividade é a razão entre quantidade produzida e tempo, ou seja, é o quanto se produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo – hora, minuto, dia.

Nos modelos mais modernos de gestão de pessoas, produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. É também qualidade. Assim, para que uma reunião seja produtiva é preciso que, além de critérios claros de convocação, se tenha ordem de participação dos envolvidos, respeito entre todos, regras para intervenção, eleição das pautas que a comporão ou informe antecipado do tema a ser discutido e, se possível, horário de início e finalização a fim de que as pessoas se programem.

Quando tratar-se de um assunto a ser discutido até a exaustão, devem-se informar os participantes de que a reunião só finalizará quando a convergência ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos saberão que ela só terá horário de início, mas haverá a vantagem de poderem rearranjar suas agendas e até de se preparem psicologicamente para o cansaço. Outro aspecto importante a ser previsto, em casos de longa duração de uma reunião, é a providência de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida com o fim de suprir necessidades físicas quando o horário supera as ocasiões de almoço ou jantar”.

Reuniões são necessárias no mundo colaborativo que vivemos, mas elas devem ser exceção e não a regra da empresa.

Precisamos fazer uma dieta de reuniões nas empresas e evitar ao máximo esses encontros que em geral são pessimamente conduzidos e levam ao grande desperdício de tempo.

Veja algumas dicas para evitar reuniões na empresa:

Vai decidir? Senão, cancele! 

Se a reunião não tem poder de decidir nada, é melhor cancelar e usar o tempo para outra coisa. Pessoas que vão apenas para discutir a cor da chuva sem nada de efetivo para alterá-la, estão jogando tempo no lixo!

Existe outra forma de resolver a questão? 

 Que tal antes de convocar a reunião pensar em alguma alternativa para resolver o assunto sem precisar da reunião?

Conversa individual - Ao invés de usar a reunião será que uma pequena conversa particular com os membros da equipe e depois um e-mail com a resolução não ajudaria? Pode parecer que se ganha tempo falando para 5 de uma vez só, mas na prática isso é contraditório.

Proponha uma solução 

Que tal você enviar uma possível solução para a pessoa que convocou a reunião e assim evitar todo o processo de discussão? Em muitos casos a solução já está pronta previamente a reunião.

Vejamos agora como uma abordagem SIX SIGMA ORIENTED pode ser aplicada às reuniões:

1) DEFINE

Quantas vezes participamos de reunião sem pé e sem cabeça?

Que começa a falar de A e termina com Z, sem conclusão ou definição alguma?

Reuniões precisam ser definidas quanto ao que se pretende. Divido assim em 3 tipos:

a) Especulativas / Brainstorm: orientada para uma discussão livre sobre um tema principal sem, necessariamente, ter a obrigatoriedade de ser conclusiva sobre algum aspecto do tema abordado.

b) Informativas: orientada para passar alguma mensagem, fornecer informações para os participantes. Nada além disso.

c) Conclusivas: obrigatoriamente tem que chegar a uma conclusão, a uma definição, normalmente um 5W1H1C deve ser produzido ou um cronograma de projeto atualizado / definido. Alguma definição/atribuição/prazo deve ocorrer.

Reuniões de botequim que ocorrem dentro da empresa, em local e horário nobres são descartadas, pois elas, na prática, "não existem".

2) MEASURE

Quantas reuniões deste tipo ocorreram?

No que resultaram?

Qual foi o custo x benefício para a empresa?

Quanto tempo foi empreendido?

Qual foi a eficiência / eficácia das reuniões anteriores?

No contexto em si, como a reunião acelerou a obtenção de resultados?

Como ela evitou uma dispersão e em quanto este desvio foi contido pela reunião?

Quantas reuniões daquele projeto já ocorreram?

Está dentro da previsão ou está se gastando mais tempo (conseqüentemente aumentando o custo e reduzindo a lucratividade daquele projeto)?

A grande questão é: quanto de dinheiro a empresa rasgou com horas de profissionais desperdiçadas com reuniões inúteis?

No mínimo, este tempo poderia ser mais bem aproveitado pelo funcionário em atividades pessoais.

E pela empresa, ganharia mais se desse treinamento para estes funcionários...

3) ANALYZE

Como foram as reuniões anteriores?

 Quais elementos de dispersão e desvio tiveram maior influência para sua ineficiência e ineficácia?

Como o tempo /custo empreendidos poderiam ter sido mais bem aproveitados?

Como é que a objetividade poderia ter sido mais bem tratada, conduzida, liderada e influenciada?

Os participantes estavam preparados?

 Como poderiam ter se preparado melhor?

Como vão se preparar melhor?

Aplicando o diagrama de causa e efeito, para cada um dos 6 elementos de variação causal, como os resultados das reuniões poderiam ter sido melhores ?

O que está sendo feito ou o que será feito para que a próxima reunião seja melhor, mais produtiva, mais eficiente, mais eficaz, realizada em menos tempo e tornando mais produtiva para os participantes e para a empresa?

4) IMPROVE

Como a melhoria sempre envolve mudança, a primeira coisa a mudar é a forma de encarar uma reunião.

Deixar de reclamar que uma reunião é chata e que o tempo foi gasto a toa.

Fazer por onde a reunião possa ser mais rica e útil.

Assim, na maioria das vezes envolve uma mudança de conceito na reunião.

TEM QUE QUEBRAR o falso conceito de que a coisa se resolve na reunião.

A reunião dá início a uma solução. Assim, normalmente, uma reunião exige um tempo pós-reunião, orientada para planejar e agir dentro do que ficou definido.

TODA REUNIÃO tem que ter um tempo ANTES e um tempo DEPOIS.

Este é o verdadeiro tempo gasto com reuniões para que elas sejam realmente úteis e que delas possam ser colocadas em prática suas conclusões. Assim, organizo reuniões e contatos sempre considerando um TEMPO ANTES de preparação para estar na reunião, fornecendo material, referencia, dados, informações, dúvidas, questões, pauta, o que mais for necessário para que a outra parte se prepare, também. Na reunião, os participantes estarão preparados para discutir e concluir, tornando-a mais produtiva em si. E TEMPO DEPOIS da reunião, reservado, para os desdobramentos necessários que poderão ocorrer, pois afinal de contas, antes de agir, é preciso pensar para fazer certo na primeira vez, preferencialmente.

5) CONTROL

O acompanhamento do desdobramento oferece elementos necessários para se avaliar a eficiência e eficácia da reunião, sua real utilidade para a empresa e para os participantes.

Ocorrerão desvios de condutas de participantes que insistirão em fazer O QUE QUEREM, DA MANEIRA QUE BEM ENTENDEM, QUANDO ACHAREM CONVENIENTE.

Cabe ao líder da reunião, PULSO FIRME para reorientar esforços, incentivar e motivar o realinhamento das pessoas participantes e se necessário for, promover a substituição de participantes que insistirem seguir esta linha difusa e perturbadora (conceito físico de perturbação).

Conclusão:

Ministrar uma reunião não é uma tarefa tão simples como a grande maioria das pessoas acredita. É preciso planejamento, preparo e saber conduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possível. Por isso que, ao perceber que a reunião não está tendo mais efeito, que virou um encontro social ou um fórum de dúvidas ou de disputas pessoais, é a hora de encerrá-la.

Para aprender a administrar uma reunião há cursos, leituras e outras práticas que podem auxiliar o executivo.

Fonte de consulta para esta matéria:

1)O Gerente Minuto                 - de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson

2)O Gerente Minuto em Ação      - de Kenneth Blanchart e Spencer Johnson

3)Odeio Reuniões - Stephen Baker

4 )Odeio Reuniões   Scott Adams

Sites consultados:

- Site da Catho

Fonte das informações: Excesso de reuniões prejudica a imagem do líder e é uma grande perda de tempo | Portal Carreira & Sucesso 

-Site : Estou em reunião:

http://www.estouemreuniao.com.br/downloads/estou_em_reuniao.pdf

- Site do Six sigma de:  Adriano Barbosa